Procesadviseur Arjan vertelt
Maak kennis met Arjan, procesadviseur bij team Processen. Samen met zijn collega’s zorgt hij ervoor dat processen slimmer, efficiënter en vooral digitaler worden. Zo kunnen inwoners producten en diensten steeds gemakkelijker online aanvragen. En met succes: het team heeft het afgelopen jaar meer dan 32 grote projecten begeleid en gedigitaliseerd. Ze staan nooit stil, maar zorgen juist voor beweging en verandering binnen de gemeenten.
Tijdwinst voor collega’s en inwoners
Binnen het team vullen functioneel beheerders en procesadviseurs elkaar goed aan. Waar de beheerders zorgen voor goed werkende softwarepakketten, kijken de adviseurs zoals Arjan hoe processen slimmer en beter kunnen. Onlangs rondde het team een groot project af rondom het proces nieuwbouw. “Dat was een flinke opdracht, omdat meerdere afdelingen erbij betrokken zijn. Inmiddels verloopt de hele kaveluitgifte volledig via het Zaaksysteem, van begin tot eind. Dat werkt ontzettend goed en levert veel tijdwinst op, zowel voor collega’s als voor inwoners. Voorheen moest er namelijk nog heel wat papierwerk ingevuld worden.”
Van aanvraag tot verbetering
Het werk van Arjan begint vaak met de aanvragen die via Topdesk binnenkomen. Collega’s willen een proces digitaliseren of verbeteren en Arjan en zijn team pakken dat op. Eerst plannen ze een intakegesprek waarin samen een opdrachtbrief wordt ingevuld. “Zo weten we precies wat er gewenst is en waar de grenzen van de opdracht liggen. Dat geeft duidelijkheid voor iedereen.” Bij een procesverbeteringstraject draait het om samenwerking. “Dan zit je echt met collega’s aan tafel om het hele proces in kaart te brengen. Voor ons is het vaak helemaal nieuw, dus het is belangrijk om goed door te vragen. Soms is dat best uitdagend, omdat collega’s veel in vaktermen praten.” Bij digitalisering werkt hij vaker zelfstandig. Dan gaat het bijvoorbeeld om het online beschikbaar maken van formulieren op de website. “Hoe meer we digitaal kunnen aanbieden, hoe makkelijker we het inwoners maken én hoe meer tijd collega’s besparen.”
Overstap naar de gemeente
Arjan studeerde Technische Bedrijfskunde aan Hogeschool Saxion. Na zijn studie werkte hij in de commerciële wereld, onder andere in de brandbeveiliging. Daar deed hij brede ervaring op bij verschillende afdelingen zoals inkoop, verkoop en als teamleider van de customer service. “Toch is mijn huidige baan heel anders,” vertelt Arjan. “Ik werk inmiddels drie jaar bij Noaberkracht en krijg er energie van als we collega’s en inwoners tijdbesparing kunnen opleveren. Het is extra mooi wanneer collega’s daar dankbaar voor zijn.”
Het verschil maken voor inwoners
Arjan maakt het verschil door zich steeds in de schoenen van de inwoner te verplaatsen. “We kijken heel kritisch of een proces logisch en duidelijk is. Soms vragen we zelfs een collega die er blanco in staat om mee te kijken: begrijpt diegene het meteen? Dan weten we dat we goed zitten.” Een mooi succesverhaal vindt Arjan het vernieuwde subsidieproces. “Daar is ontzettend veel veranderd, zowel voor inwoners als voor subsidiemedewerkers. Alles wordt nu digitaal aangeleverd en steeds meer subsidies kunnen online worden aangevraagd. Dat scheelt enorm veel tijd en geeft overzicht.”
Zakelijk werken
Wat Noaberkracht voor Arjan een aantrekkelijke werkgever maakt? “Voor mij is het ideaal dat ik, als ik in Denekamp werk, er binnen vijf minuten op de fiets ben. Daarnaast is er veel flexibiliteit, wat fijn is met twee jonge kinderen. En minstens zo belangrijk: de sfeer is hier erg goed. Collega’s zijn benaderbaar, behulpzaam en altijd bereid om je te helpen.” De kernwaarde van Noaberkracht die het meest bij Arjan past, is zakelijk. “Je moet natuurlijk niet té zakelijk zijn, maar soms is het juist heel belangrijk. Ik hou ervan om knopen door te hakken en efficiënt te werken. Bij procesverbeteringstrajecten is dat essentieel: je moet altijd zakelijk kijken om de juiste efficiëntie te bereiken.”
